C-HUB プライバシー ポリシー

制定日: 2026-10-21

株式会社エールシステム (以下「運営者」) は、組織向けのコミュニケーション・業務管理サービス「C-HUB」(以下「本サービス」) で扱う個人情報について、次のとおり定めます。

1. 運営者と、組織の分担

本サービスは、組織ごとに 1 つの環境 (サーバー) で動きます。

• 組織の中で入力された情報 (チャット、タスク、ノート、勤怠など) は、その組織の管理者が管理します。運営者は、サーバーの運用や保守、バックアップを、中身を見ずに行います。中身を扱うのは、組織の管理者から頼まれたときに、その目的の範囲でだけです
• ログインのしくみ、サーバーの運用、保守のために運営者が扱う情報は、この文書の対象です
• 組織が自分のサーバーで動かす形 (設置型) では、データは組織のサーバーに置かれ、組織が管理します。5 のサーバーの会社と、6 の組織のデータを消すことやバックアップの項目は、運営者のサーバーで動かす形 (預かり型) と、お試しについてのものです

組織の中で入力された個人情報は、その組織が責任を持って扱います (何を入れるか、誰に見せるか、いつ消すか。消せる範囲は 6 のとおり)。運営者は、その情報を置く場所を貸し、上のとおり中身を見ずにサービスを動かします。中身を別の目的に使ったり、5 に書いた先のほかに渡したりはしません。

2. 取得する情報

組織が使う機能によっては、次の情報も扱います。どれも 1 のとおり組織が管理します。

• 経理・予約・お客様の記録・お問い合わせの窓口・カードでの支払いの機能: 取引先やお客様の名前、メールアドレス、電話番号、住所、支払いの金額と状態など
• 組織の外の人が使う機能 (予約、お問い合わせの窓口、ゲスト向けの機能、公開サイトのフォーム、ラジオの再生の数など): いたずらを防ぐためや数を数えるために、使った人の IP アドレスを自動で受け取り、そのまま残さず、変換した値を残します。公開サイトのフォームでは、ブラウザの種類も残します
• 録音から文字を起こす機能: 文字を起こす作業は組織のサーバーの中で行い、録音は外の会社に送りません。起こした文字はノートになるので、AI で直すボタンや AI への質問など、AI の機能を使ったときは、5 のとおり AI の会社に送られます
• 会議室の字幕と議事録: 字幕は、使う人のブラウザの音声認識のしくみで文字にします。ブラウザによっては、声がブラウザの会社 (Google など) に送られます。字幕の文字は、ボタンで議事録を作る・整えるときと、部屋を作った人や管理者が自動の議事録を有効にした部屋では、AI の会社に送られます

3. 利用目的

• 本人であることを確かめ、サービスにログインしてもらうため
• 組織の管理者が、メンバーを管理するため
• 不正なログインや障害を調べ、サービスを安全に保つため (ログインの記録)
• パスワードやログインの方法が変わったことなど、アカウントの安全にかかわる変更を、本人にメールで知らせるため (4 の安全のための知らせ)
• サービスの案内、お問い合わせへの対応のため
• 画面を使いやすくするため (どのボタンが何回押されたかの数。誰が押したかは残しません)
• 法令に基づく対応のため

上の目的の範囲を超えて使いません。広告、販売、利用者一人ひとりの好みや行動の分析には使いません。

4. Google と LINE のログインで受け取る情報の扱い

• 使い道は「本人の確認」と「画面で、どのアカウントをつないでいるか見せること」と「安全のための知らせ」です。安全のための知らせは、本人がパスワードを変えたとき、管理者がパスワードを付け直したとき、運営者がオーナーのパスワードを決め直す入口を作ったときと決め直したとき、Google や LINE でのログインをつないだときと外したとき、パスキーを足したときに送るメールです。送り先は、その操作の直前につながっていた Google のメールアドレスです。その操作で外れたメールアドレスにも送り、新しくつないだメールアドレスには送りません。下に書いたとおり 7 日間残している前のメールアドレス (それより前に外れたものや、Google の側で変わる前のもの) にも送るのは、運営者がオーナーのパスワードを決め直す入口を作ったときと、決め直したときだけです
• メールアドレスは、どのアカウントをつないでいるかを見せるために保存します。ログインの照合には使いません (照合は本人の番号で行います)
• パスワードで入った本人が、自分で「つなぐ」を押したときだけ、つながります。メールアドレスが同じというだけでは、つなぎません
• 本人の確認に使うのは、ログインの確認書 (ID トークン) だけです。Google や LINE のほかのデータ (連絡先、ドライブ、予定など) には、アクセスしません。アクセス用の鍵 (アクセストークン) は保存しません
• つないだ情報は、本人のプロフィールの画面からいつでも外せます
• 外したとき、パスワードを変えたときにつながりが外れたとき、Google の側でメールアドレスが変わったときは、安全のための知らせを送るために、前のメールアドレスだけを 7 日間残し、7 日を過ぎたものから消します。ログインには使いません
• Google から受け取った情報の扱いは、この 4 に書いたことがすべてです。ほかの目的には使わず、5 に書いた先のほかには渡しません

5. 第三者への提供・委託

• 法令に基づく場合を除き、本人の同意なく第三者に提供しません
• ログインのために、本人が選んだ Google または LINE と、確認書のやり取りをします。これは本人の操作によるものです
• サーバーは、エックスサーバー株式会社のサービス (日本国内のデータセンター) を借りて動かしています
• バックアップの写しは、本部側の Google Drive に置きます (6 のとおり)
• ブラウザへの通知は、ブラウザの会社の通知の仕組みを通って届きます
• 会議室で、発言を文字で残す部屋では、マイクを入れている間、話した声が、使う人のブラウザを作った会社の音声の仕組みに送られて、文字になります (Chrome なら Google、Edge なら Microsoft)。文字になった発言は、組織のサーバーに部屋の記録として残ります。発言を文字で残さない部屋では、声は送られません。止めるには、部屋の記録を切る (部屋を作った人か管理者) か、マイクを切ります
• AI の機能を使う組織では、使う人の入力が外部の AI の会社 (Anthropic または OpenAI。組織がほかの AI の会社を指定した場合はその会社) に送られます。Anthropic と OpenAI は、どちらもアメリカ合衆国の会社です。送った入力の扱い (AI の学習に使われるか、どのくらい残るか) は、C-HUB 利用規約 第13条の別ページでお知らせします。どこに送るか、AI の機能を使うかどうかは組織が決めます
• お問い合わせの窓口で AI の聞き取りを使う組織では、相談する人 (組織の外の人を含みます) の入力も、同じように AI の会社に送られます
• AI に送るのは、質問の文と、答えるために必要な分だけです (たとえば、関係するノートやチャットの一部、使う人が添えた画像や経費のレシートの画像、AI の相棒が使う道具の結果 (自分の勤怠、管理者なら売上の合計など))。AI が調べものをする設定では、検索の言葉も AI の会社に送られます
• AI の機能を使う組織では、画像に説明の文が付いていないとき、画像を AI の会社に送って説明の文を自動で付けます (組織の管理者が設定で止められます)。個人どうしのやり取り (DM) の写真は、組織が送ると選んだときだけ送ります。写真を上げた人が「付けない」を選んだ写真は送りません
• AI を使った記録として、日時・使った人・回数・費用などを 90 日残します。送った文そのものは、この記録には残しません (AI の会社からエラーが返ったときは、その説明の文を残すことがあります)。AI チャットや AI の相棒との会話は、答えの質を上げるために残し、その人の退会から 90 日を過ぎたら消します
• メールは、組織が設定したメールの送り口 (SMTP) から送ります
• カードでの支払いの機能を使う組織では、支払いは Stripe, Inc. の画面で行います。カードの番号は C-HUB には入りません。C-HUB から Stripe へは、金額、品名、支払いを見分けるための C-HUB の中の番号を送ります

6. 保管期間と削除

• アカウントの情報: 組織が使っている間。退会 (削除) すると、つないだログインの情報、パスキー、ログイン中であることの記録、通知の宛先は、すぐに消えます
• 退会から 90 日を過ぎたら、毎朝の片付けで、本人だけが見られるもの (個人のメモ、本人だけのノートや写真、AI の相棒との会話など) を消します (この片付けを始めた 2026-09-11 より前に退会した人は、2026-09-11 から数えます)
• チャットの発言や共有のノートなど、組織の記録として残るものは、退会のあとも 1 のとおり組織が管理します。消してほしいときは、所属していた組織の管理者にご連絡ください。組織のオーナーは、退会した人のチャットの発言を、中身を読まずにまとめて消せます (オーナーが参加していない非公開のチャットや、個人どうしのやり取りの発言も含みます)。退会の前なら、自分の発言は自分で消せます。退会のあとでも、消すことの請求は、所属していた組織に (組織が応じないときは 8 の窓口に) できます
• 退会した人の発言を組織がまとめて消したとき: 誰が、いつ、どの利用者 (ログイン名) の発言を、何件消したかの記録を、あとから確かめられるように期限を決めずに残します。発言の中身は、この記録に入りません。消した発言は、下のバックアップの項目に書いた間、バックアップの中に残ります。ナレッジに写した分、会議室の文字起こし、発言に添えたファイルそのもの、その人がほかの人の発言に付けたリアクション (名前つき) は、この操作では消えません
• 預かり型とお試しの組織が本サービスを使うのをやめたときは、その組織のデータを、やめた日から 30 日以内にすべて消します (書き出しの確かめを待つときと、バックアップは、下の項目のとおり)。消す作業を安全に行えないことが分かったときは、その理由がなくなったあと、すみやかに消します
• 有料でご利用の組織がやめるときは、データを消す前に、組織のデータをまとめた書き出しを受け取ったかを、組織の管理者に確かめます。受け取ったとのお返事、または書き出しは要らないとの文でのお返事をいただくまでは、消さずに待ちます。お返事がないことは、受け取ったことにはなりません
• 会議室の発言の記録: 組織が決めた日数 (何も選ばないときは 90 日) を過ぎたものから消します
• ログインと操作の記録: 90 日を過ぎたものから消します
• 名乗らない窓口に来た相談: 組織の人が片付けてから 90 日を過ぎたら、やり取りごと消します。片付けていない相談は消しません
• 外の AI の道具からの書き込みの承認: 頼んだ中身は 7 日で消します。承認・却下などの出来事の記録 (誰が、いつ、どの道具か) は、期限を決めずに残します
• 画面の使われ方の数: 400 日を過ぎたものから消します
• ログイン中であることの記録: ログアウト、または期限で消えます
• バックアップ: 運用のために、週に 1 回の完全な控えを 4 つ、差分の控えは 1 日 2 回取り、新しい 7 つ (3 日半ほど) を残します。本部側の Google Drive にも同じ控えの写しを置き、サーバーで消えた控えは、Drive のごみ箱に 30 日残ってから消えます。そのため、消したデータが控えの中に最大 2 か月ほど残ることがあります。人の退会、チャットの削除、発言をまとめて消す操作の直前に取る控えと、サーバーを起動するたびに取る控え (次に起動するまで 1 つ残ります) は、それより長く残ることがあります。お試しでご利用の組織の控えは、お試しのサーバーの中だけに置き、Google Drive には写しません
• 有料でご利用の組織がやめて、データを消すときは、消す直前に取る控えを、消したのと同じ日に消します。その組織の保存場所にあるバックアップは、組織のデータといっしょに消えます
• お試しでご利用の組織のデータを消すときは、消す直前に控えを取り、その控えを、お試しのサーバーの中に、消した日から 60 日のあいだ保管し、その期間が過ぎたら消します。ふだんのバックアップの中に残る分は、上のバックアップの項目のとおりです
• この 60 日のあいだに組織の管理者からご依頼があったときは、その控えから組織の環境を戻します。戻すための料金は別にいただきます。額は、ご依頼をいただいたときにその都度お知らせします
• お試しでご利用の組織の管理者から、すぐに消してほしいとご連絡をいただいたときは、上の 30 日と 60 日を待たずに、控えも含めてその組織のデータを消します
• 運営者が控えを消したあとも、控えの写しを置いている Google Drive の中で消え終わるまでには、Google の仕組みにより日数がかかります。Google の「データの保持」の説明では、消してからおおむね 2 か月で消え終わり、暗号化した予備の置き場には最長 6 か月残ることがあります

7. 安全を守るための取り組み

運営者は、本サービスで預かる個人情報について、ほかの人が勝手に見ること、漏れること、なくなること、壊れることを防ぐため、必要で適切な対策をとり、続けて見直しています。起きたときは、すぐに調べて正すように努めます。

本サービスでは、とくに次のことをしています。

• 通信は暗号化 (HTTPS) します
• パスワードは、元に戻せない形に変えて保存します
• Google や LINE でのログインは、途中でほかの人が割り込めないようにする確認を入れています
• データベースを直接操作するときは、決めた手順に沿って行います
• 管理者・オーナーは、2 段階認証を使えます
• 預かり型のサーバーに入れる運営者の担当者を限り、入った記録を残します (C-HUB 利用規約 第11条2項)

このほかの取り組みの内容は、8 の窓口にお問い合わせいただければ、遅滞なくお答えします。

8. 開示・訂正・利用停止などのご請求

ご本人は、運営者が保有する個人情報について、利用目的の通知、開示 (ほかの人に渡した記録の開示を含みます)、訂正・追加・削除、利用の停止・消去、ほかの人に渡すことの停止を求めることができます。

組織の中の情報については、まず組織の管理者にご連絡ください。運営者が対応するものは、下の窓口で受け付けます。

次のときも、下の窓口にご連絡ください。運営者から組織に伝えて、対応を求めます。組織がもう無いときは、6 のとおり組織のデータごと消しますので、消えたかどうかを運営者が確かめてお答えします。

• 組織が応じないとき
• 組織がもう無いとき

窓口: 株式会社エールシステム 個人情報お問い合わせ先 (担当・山口大輔)
〒384-0083 長野県小諸市大字市665-9
電話: 0267-25-5990 / FAX: 0267-26-1324
メール: p_info@ailesys.co.jp

ご請求の受け方は次のとおりです。

• 送り方: 上のメールか郵送でお送りください。決まった用紙はありません。お名前、ご連絡先、お使いの組織の名前、求めること、対象の情報を書いてください
• ご本人であることの確かめ: 運転免許証などの写しをお願いすることがあります
• 代理の方: 未成年の方の親などの法定代理人や、ご本人から頼まれた方も請求できます。代理であることがわかる書類 (委任状など) もお願いします
• お答え: ご本人であることを確かめたうえで、書面かメールで、遅滞なくお答えします
• 手数料: いただきません

個人情報の扱いについての苦情やご相談も、同じ窓口で受け付けます。

運営者が対象事業者となっている認定個人情報保護団体 (個人情報の扱いについての苦情だけを受け付けます): 一般財団法人日本情報経済社会推進協会 認定個人情報保護団体事務局
〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル内
電話: 03-5860-7565 / 0120-700-779

9. Cookie など

• ログイン、なりすましの防止、共有リンクの合言葉の確認、お問い合わせの窓口のために、ブラウザの保存領域 (Cookie、localStorage) を使います。ログイン後の画面では、ログインの状態や画面の設定も localStorage に残します
• 広告や、行動を追う目的の Cookie は使いません。組織の公開サイトでは、表示の色の設定をブラウザに残します。組織が自分で別の解析のしくみを入れた場合は、その組織の方針によります
• ページに埋め込まれた動画 (YouTube、Vimeo) を表示するときは、見る人のブラウザがその会社に直接つながります
• タスクの画面の「Google カレンダー」のボタンを押したときだけ、使う人のブラウザで Google カレンダーの登録の画面が開き、タスクの名前と日付 (始める日と期限) が Google に渡ります。タスクの説明やメンバーは渡しません (説明の欄には「C-HUB のタスクから登録」とだけ入ります)。予定として残すかは、その画面で本人が決めます

10. この文書の変更

内容を変えるときは、このページに載せて、制定日の下に変更日を書きます。6 の保管期間と削除など、C-HUB 利用規約と同じ約束をしている所を変えるときは、利用規約 第26条と同じく、変更が効力を持つ日より前にお知らせします。

11. 運営者

• 名称: 株式会社エールシステム
• 住所: 〒384-0083 長野県小諸市大字市665-9
• 代表者: 代表取締役 西入 寿和
• 個人情報保護管理者: 山口大輔
• 連絡先: 8 の窓口